Lo que debes conocer sobre la normativa de Prevención del Blanqueo de Capitales

La entrada en vigor de la Ley 10/2010, de 28 de abril, de Prevención del blanqueo de capitales ha supuesto, sin duda, un incremento notable de los sujetos obligados censados en SEPBLAC. Sin embargo, casi tres años después nos debemos preguntar lo siguiente: ¿Cuántos sujetos obligados del sector profesional hay censados actualmente en SEPBLAC? A falta de los datos a cierre de 2012, en 2011 se habían censado 4.088 “auditores, contables y/o asesores fiscales”. Las entidades que están censadas, ¿cumplen efectivamente con la normativa? En nuestra experiencia, la mayoría de los sujetos obligados del sector profesional (asesores fiscales, contables externos y auditores de cuentas) sólo han nombrado un Representante ante SEPBLAC (formulario f-22) y, en algún caso, tienen un Manual de Procedimientos, incumpliendo con el resto de obligaciones que fija la normativa. ¿Se está tomando alguna directiva por parte de SEPBLAC para solucionar esta situación de incumplimiento?”.

Según las últimas informaciones el sector de los auditores, contables externos, asesores fiscales y abogados será el objetivo de las inspecciones en 2013.  Nuestros estudios revelan que el sector conoce la existencia de la normativa pero son muy pocos los que dominan el alcance de las obligaciones o la forma de implantar y gestionar un Sistema de Prevención del Blanqueo de Capitales. Por ello, hemos realizado un resumen incluyendo los aspectos de imprescindible conocimiento:

La Ley 10/2010: sujetos obligados

La Ley 10/2010, de 28 de abril, de Prevención del Blanqueo de Capitales y de la Financiación del Terrorismo incluye a los asesores fiscales, contables externos, auditores de cuentas y abogados como sujetos obligados. ¿Cuál es el objeto de esta Ley? La protección de la integridad del sistema financiero y de otros sectores de actividad económica mediante el establecimiento de obligaciones en materia de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo. En este sentido, el catálogo de sujetos obligados incluye aquellos sectores más afectados por la canalización y/o conocimiento de fondos procedentes de actividades delictivas. ¿Qué debo hacer como sujeto obligado? En concreto y a modo de resumen, podemos citar las siguientes obligaciones:

  • Definición de protocolos de identificación y conocimiento de los clientes.

Los sujetos obligados deben identificar a cuantas personas físicas o jurídicas pretendan establecer relaciones de negocio o intervenir en cualesquiera operaciones, debiendo comprobar la identidad de los intervinientes. Asimismo, deberán identificar al titular real, determinar la estructura de propiedad o de control de las personas jurídicas y el propósito o índole de la relación de negocios y, por último, aplicar medidas de seguimiento continuo de la relación de negocios. La práctica generalizada en el mercado para cumplir con esta obligación consiste en la definición de procedimientos Know Your Client que incluyan “fichas de identificación y conocimiento de clientes” para la recogida de la información anteriormente citada, adjuntando la correspondiente documentación fehaciente acreditativa. La normativa prohíbe el mantenimiento de relaciones de negocio o la realización de operaciones con personas físicas o jurídicas que no hayan sido debidamente identificadas. En este punto es importante tener en cuenta los casos de imposibilidad o negativa del cliente a la hora de aplicar medidas de diligencia debida.

  • Establecimiento de una Política de Admisión de Clientes (PAC), basada en el riesgo.

La PAC deberá describir aquellos tipos de clientes que podrían presentar un riesgo superior al riesgo promedio en función de factores determinados por el propio sujeto obligado en base a los estándares internacionales y buenas prácticas. Es importante que en la definición de la PAC se tengan en cuenta los factores/indicadores específicos tanto del sector de actividad como del propio sujeto obligado, configurándola de forma gradual y adoptando precauciones reforzadas respecto de aquellos clientes que presenten un riesgo superior al riesgo promedio. Los sujetos obligados deben estar en condiciones de demostrar a las autoridades competentes que han realizado un previo análisis de riesgo que deberá constar por escrito.

  • Aprobación de un Manual de Prevención del Blanqueo de Capitales y de la Financiación del Terrorismo, que deberá recoger las políticas, controles, organización interna, procedimientos y medidas de control interno adoptadas. Este Manual debe ser una guía completa que defina el Sistema de Prevención del Blanqueo de Capitales implantado.
  • Censo en el Servicio Ejecutivo de la Comisión como sujeto obligado y nombramiento de Representante ante el SEPBLAC. El representante ante el SEPBLAC deberá ser una persona que ejerza cargo de administración o dirección de la sociedad, debiendo justificarse la concurrencia de los requisitos de idoneidad y trayectoria profesional en la propuesta de nombramiento presentada.
  • Creación de un Órgano de Control Interno responsable de la aplicación de las políticas y procedimientos implantados en la entidad para el cumplimiento de la normativa de Prevención del Blanqueo de Capitales y de la Financiación del Terrorismo.
  • Aprobación de planes anuales de formación destinados a empleados y directivos. Estos planes de formación, que podrán ser presenciales o a distancia, deberán estar orientados a detectar las operaciones que puedan estar relacionadas con el blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo, instruyendo a los empleados sobre los procedimientos internos establecidos por la entidad para estos casos. Del mismo modo, la formación deberá permitir conocer a los empleados y directivos sus funciones y obligaciones dentro del Sistema de Prevención del Blanqueo de Capitales.
  • Conservación de la documentación, durante un período mínimo de diez años, en que se formalice el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley. Es importante destacar la obligación de conservación  de los documentos de identificación (art. 3.2.) en soportes ópticos, magnérticos o electrónicos que garanticen su integridad, la correcta lectura de los datos, la imposibilidad de manipulación y su adecuada conservación y localización.
  • Examen anual del Sistema de Prevención del Blanqueo de Capitales y Financiación del Terrorismo, realizada por un Experto Externo registrado a tal efecto en SEPBLAC, que describirá detalladamente las medidas de control interno existentes, valorará su eficacia operativa y propondrá, en su caso, eventuales rectificaciones o mejoras. Esta obligación no será exigible a los empresarios o profesionales individuales.

¿Qué implica cumplir con la normativa de PBC? En resumen:

  • Recursos internos: personal destinado a gestionar la implantación y el cumplimiento de la normativa (pensemos en que la normativa exige un sistema y unas obligaciones periódicas, como son la formación y auditoría anuales; la identificación y conocimiento de todos los clientes; conservación de documentos; reporte de operaciones…).
  • Recursos económicos.
  • Tiempo.
  • Gestión documental y control interno. Se deben registrar, de cara a posibles inspecciones y auditorías, todas las acciones y procesos que afectan al sistema.

¿Hay alguna solución que me permita cumplir con mis obligaciones de una forma más eficaz y eficiente? La tecnología es, una vez más, una aliada a la hora de reducirnos carga de trabajo, tiempo, recursos internos y costes. En este sentido, os presentamos nuestra aplicación: GRC es la primera aplicación que permite a los sujetos obligados adaptarse a la normativa de Prevención del Blanqueo de Capitales y de la Financiación del Terrorismo (PBC-FT) de una forma rápida, sencilla, guiada y a través de la web. La aplicación está diseñada de forma integral, cubriendo cualquier tipo de obligación que un sujeto obligado tenga en materia de PBC, con independencia de su tamaño, actividad o situación de cumplimiento de la normativa. De este modo, GRC integra:

  • Implantación del Sistema de PBC: establecimiento del Órgano de Control Interno (OCI); nombramiento de representante y persona autorizada; aprobación de manual de procedimientos; …
  • Gestión continua del Sistema de PBC: identificación y conocimiento de clientes (KYC); operaciones (comunicación interna, análisis y comunicación al SEPBLAC); aprobación de la política de PBC por los empleados y directivos; convocatorias, reuniones y actas del OCI; gestión documental; expedientes; …
  • Formación e-learning.
  • Auditoría anual.
  • Actualizaciones automáticas con las últimas novedades legislativas.
  • Asesoramiento jurídico por parte de un equipo de Abogados expertos en la normativa.

Javier Frutos CEO GRC Consultoría y Soluciones Tecnológicas